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Departamento de Administración
Jefe del Departamento de Administración

El Departamento de Administración tiene entre sus facultades, funciones y atribuciones:
a) Garantizar un eficiente apoyo a la gestión administrativa Institucional, a través de una adecuada, transparente y racional administración de los recursos materiales, financieros, económicos y de servicios en general;
b) Proveer de la infraestructura y de los bienes y servicios necesarios que se requieran en la Subsecretaría, para asegurar el normal ejercicio y continuidad de las funciones que corresponde desarrollar a las distintas áreas que la componen;
c) Gestionar los servicios necesarios para el funcionamiento y mantención de dependencias institucionales;
d) Administrar los inmuebles arrendados por la Subsecretaría para el desarrollo de su función pública;
e) Ejecutar todas las acciones necesarias para elaborar el plan anual de compras y contrataciones de la Subsecretaría y publicarlo en el sitio Web que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública;
f) Ejecutar, con apego a las disposiciones de la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su reglamento, todas las modalidades de adquisiciones para la Subsecretaría, controlando el adecuado cumplimiento del plan de compras institucional;
g) Gestionar el pago oportuno de las facturas de servicios básicos, servicios generales, compras y contrataciones con excepción de capacitaciones, salas cunas, jardines infantiles o consultorías;
h) Supervisar el cumplimiento de los trabajos de servicios generales convenidos con los contratistas correspondientes;
i) Adquirir, custodiar, controlar y administrar los vehículos fiscales institucionales asignados a esta Subsecretaría y gestionar la mantención y reparación de los mismos;
j) Planificar, organizar y promover acciones permanentes para evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales;
k) Administrar, controlar y actualizar periódicamente el inventario de activos fijos y fungibles de la Subsecretaría, como asimismo tramitar la baja con y sin enajenación de los bienes muebles de acuerdo a las normas legales vigentes, además de gestionar la destrucción de los bienes obsoletos o deteriorados;
l) Gestionar despacho de documentos a nivel interno y externo de la Subsecretaría;
m) Supervisión y control de la Oficina de Partes, el archivo, control y gestión documental de la Subsecretaría;
n) Todas aquellas otras funciones, dentro de su ámbito de competencia, que le encomiende su jefatura directa.”
El orden interno del Departamento se rige según la Resolución exenta N°1005 del 25 de mayo de 2023.
Actualmente, Juan Salazar Lorca ejerce como jefe del Departamento de Administración.
Oficina de Partes

La Oficina de Partes se encarga de:
a) Aplicar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos y sus actualizaciones para la gestión de documentación oficial.
b) Registrar, clasificar, organizar y controlar el ingreso y despacho de la documentación interna y externa de la Subsecretaría.
c) Mantener archivo institucional clasificado, según corresponda, disponibilizando dicha información a las áreas de trabajo que la requieran, en relación con la normativa vigente en la materia.
d) Digitalizar los documentos de entrada y salida, previa clasificación y ordenamiento para su incorporación al Sistema de Gestión Documental
e) Enviar a depósito externo la documentación previamente digitalizada y clasificada, de acuerdo a los procedimientos e instrucciones internas y las normas legales vigentes, llevando un control de tales envíos.
f) Atender público, de forma presencial en la recepción de documentos.
g) Dar cumpliendo a la tramitación de carácter administrativo, y requerimientos de las diversas unidades y departamentos conforme a su competencia.
h) Proponer mejoras y procedimientos que le afecten a los procesos.
i) Todas aquellas otras funciones, dentro de su ámbito de competencia, que le encomiende su jefatura directa.
Se rige según la Resolución exenta N°1420 del 8 de Septiembre de 2022.
Actualmente, Iván Heredia Riquelme ejerce como encargado de la Oficina de Partes del Departamento de Administración.
Unidad de Servicios Generales

Esta unidad se encarga de:
a) Gestionar en tiempo y forma los procesos de compra, contratación y renovación de contratos en las materias que revisten insumos y servicios, que permitan la operatividad que requiere la institución.
b) Administrar las dependencias del nivel central de la Subsecretaría, con el propósito que estas mantengan disponibilidad de los espacios, así como también los bienes y productos que permitan un efectivo desarrollo de las funciones.
c) Gestionar y coordinar el pago oportuno de insumos y servicios básicos de las dependencias de la Subsecretaría.
d) Administrar todos los contratos de servicios generales en las dependencias del nivel central.
e) Gestionar las solicitudes y requerimientos de las diversas unidades y departamentos conforme a su competencia.
f) Coordinar la ejecución de servicios menores, como por ejemplo recepciones, traslado de documentación, organización de salones y salas de reuniones, etc.
g) Coordinar la asignación de vehículos fiscales, en atención a los requerimientos propios del Servicio.
h) Coordinar y monitorear la mantención técnica y administrativa de los vehículos institucionales, asegurando el correcto uso y cuidado de acuerdo con la normativa aplicable.
i) Proponer mejoras y procedimientos que le afecten a los procesos.
j) Todas aquellas otras funciones, dentro de su ámbito de competencia, que le encomiende su jefatura directa.
Se rige según la Resolución exenta N°1420 del 8 de Septiembre de 2022.
Actualmente, Rafael Pérez Barrera ejerce como encargado de la Unidad de Servicios Generales del Departamento de Administración.
Sección de Mantención

Está sección se encarga de:
a) Elaborar, proponer e implementar el Plan Operativo de Mantenimiento.
b) Coordinar el plan de mantenimiento de infraestructura en atención a contratos vigentes con empresas externas y ejecutar las labores de contraparte técnica e ITO.
c) Ejecutar mantenciones internas preventivas y correctivas menores.
d) Gestionar con la administración del edificio para atender requerimientos o contingencias de infraestructura en EMB, Agustinas y bodega San Joaquín.
e) Coordinar instalación de nuevos puestos de trabajo y/o cambios, actualizando planos de ubicación.
f) Generar informes y reportes técnicos de infraestructura.
g) Asesorar al programa de Apoyo a Víctimas en la elaboración de bases técnicas de licitación de servicios de mantención y habilitación de inmuebles, levantamientos de planimetría, itemizados de obras, etc.
h) Proponer mejoras y procedimientos que le afecten a los procesos.
i) Todas aquellas otras funciones, dentro de su ámbito de competencia, que le encomiende su jefatura directa.
Se rige según la Resolución exenta N°1420 del 8 de Septiembre de 2022.
Actualmente, Alejandra González Aldea ejerce como encargada de la Sección de Mantención del Departamento de Administración.
Sección de Inventario

Esta sección se encarga de:
a)Ingresar, registrar, controlar y supervisar las altas, bajas, traslados y traspasos de Bienes en las distintas divisiones y dependencias, de acuerdo con los procedimientos administrativos y normativa vigente.
b)Mantener actualizado el control de registros del activo fijo.
c) Efectuar y controlar la marcación con código de barras de los bienes de Activo Fijo, sean estos antiguos o nuevas incorporaciones por centro de costo al interior de la Subsecretaría.
d) Controlar los bienes asignados a los funcionarios/as mediante la correspondiente acta de entrega y recepción de Activo Fijo.
e) Efectuar revisiones periódicas selectivas, sorpresivas y totales a las diferentes divisiones, departamento y unidades de la Subsecretaría, con el objeto de controlar el cumplimiento de las disposiciones sobre los Bienes Inventariables.
f) Informar a la jefatura del Departamento de Administración, respecto de cualquier irregularidad que se detecte en el cumplimiento de la custodia de los bienes inventariables.
g) Solicitar al Subsecretarío/a, la instrucción de investigaciones sumarias, si a consecuencia del incumplimiento de las obligaciones de la persona responsable de la custodia del respectivo bien, se hubiere producido pérdida o deterioro de alguna especie.
h) Elaborar informes relativos al activo para los registros contables de las cuentas de Activo Fijo.
i) Recepcionar, administrar y controlar los bienes fungibles (materiales de aseo, oficina, y Material de difusión), y su organización en las bodegas de almacenamiento correspondientes.
j) Administrar bodegas de bienes y materiales.
k) Proponer mejoras y procedimientos que le afecten a los procesos.
Se rige según la Resolución exenta N°1420 del 8 de Septiembre de 2022.
Actualmente, Pedro Mujica Santander ejerce como encargado de la Sección de Inventario del Departamento de Administración.
Unidad de Adquisiciones

Esta unidad se encarga de:
a) Coordinar Levantar y administrar el plan anual de compras de la Subsecretaría. b) Controlar la ejecución oportuna de los procesos, actos administrativos y reportes de gestión requeridos por la Dirección de Compras y Contratación Pública, Contraloría General de la República u otro organismo relacionado, dentro del ámbito de sus funciones.
c)Ejecutar y apoyar el proceso de compras y contrataciones de bienes y servicios, a través de las distintas modalidades, asesorando a las contrapartes de las divisiones y departamentos, de acuerdo con la disponibilidad presupuestaria, efectuando una ejecución eficiente, oportuna y ajustándose a la normativa vigente.
d) Asegurar el adecuado uso de recursos, la optimización y mejora continua de procesos de compras, regidas por la Ley.
e) Efectuar el control de vigencia y gestión oportuna de cauciones de los procesos de compras y licitaciones públicas vigentes.
f) Gestionar los requerimientos de compras y/o contrataciones, así como la recepción conforme de los productos y/o servicios cautelando su recepción en tiempo y forma.
g) Proponer mejoras y procedimientos que le afecten a los procesos.
h) Todas aquellas otras funciones, dentro de su ámbito de competencia, que le encomiende su jefatura directa.
Se rige según la Resolución exenta N°1420 del 8 de Septiembre de 2022.
Actualmente, Norma Olivera Rivas ejerce como encargada de la Unidad de Adquisiciones del Departamento de Administración.
Unidad de Gestión de Contratos

Esta unidad se encarga de:
a) Administrar, coordinar, revisar y controlar la gestión de contratos y pagos de facturas, dando cumplimiento a los plazos y normativa vigente, mediante el correcto envío del set de pago al Departamento de Finanzas.
b) Controlar la ejecución oportuna de actos administrativos y los reportes requeridos por la Dirección de Compras y Contratación Pública, Contraloría General de la República y otros organismos relacionados, dentro del ámbito de sus funciones.
c) Control de vigencia y gestión oportuna de cauciones de los distintos contratos y servicios vigentes, para dar fiel cumplimiento de contratos o de seriedad de la oferta.
d) Verificar en el SII los documentos tributarios de proveedores de cobro por bienes o servicios adquiridos por la SPD.
e) Todas aquellas otras funciones, dentro de su ámbito de competencia, que le encomiende su jefatura directa.
Actualmente, María Gorety Barrientos Toledo ejerce como encargada de la Unidad de Gestión de Contratos del Departamento de Administración.